Con las fiestas de fin de año, el aumento de eventos corporativos y la todavía presente tendencia a trabajar desde casa, las empresas comienzan a recibir en sus reportes de gastos de empleados muchos conceptos que suelen pasar desapercibidos. Es allí cuando los colaboradores aprovechan para pasar gastos no correspondientes a su trabajo, generando fraudes y grandes pérdidas económicas a las organizaciones.

Los gastos fraudulentos pueden tener un impacto significativo en el resultado final de una compañía. De acuerdo con asociación de fraudes estadounidense Examinadores de Fraude Certificados (Certified Fraud Examiners, CFES), el 51% de las organizaciones en el mundo han detectado un crecimiento en los fraudes desde que empezó la pandemia y el 71% prevé que aumenten para el siguiente año.

“Los fraudes son mucho más comunes de lo que se piensa, se presentan en organizaciones de cualquier tipo y tamaño”, expresa Santiago Guerrero, gerente Regional de cuentas estratégicas de SAP Concur. Es por esto que hoy existen tecnologías antifraude que permiten a las compañías hacer una supervisión más detallada de los gastos y que no lleguen sorpresas en los cierres contables.

Pensando en esta temporada que se avecina, lo importante es estar alertas. Además, tener en cuenta que hay soluciones tecnológicas que buscan precisamente evitar estas situaciones y que así los departamentos contables tengan un trabajo mucho más automatizado y fiel a la realidad. Presentamos a continuación cuatro tipos de fraude de reportes de gastos que hay que vigilar.

1. Gastos mal caracterizados. Se dan cuando los empleados realizan la devolución de su dinero, alterando las facturas o con reportes de gastos que no tienen nada que ver con la compañía. No importa si estos gastos se enviaron a propósito o por error, el trabajador ha cometido un fraude. Se conocen casos de empleados que registran cuentas de teléfono celular de su familia; algunos pasan comidas con pareja y amigos como si fueran citas de negocios.

2. Reclamaciones de gastos excesivos. Hay situaciones en las que los colaboradores alteran las facturas a sumas que duplican o hasta triplican el valor de la compra inicial. Por ejemplo, un empleado puede comprar material de oficina por 500 dólares y guardar el recibo. Luego devuelve parte del material para obtener un reembolso por 200 USD. Al enviar el primer recibo de 500 USD, el empleado gana la diferencia entre los dos recibos.

3. Reclamaciones falsificadas. Esta situación se presenta cuando los colaboradores envían sus reportes con documentos falsos como facturas y recibos. Estos se toman de restaurantes, hoteles, taxis y servicios básicos de vivienda, y se realiza la gestión de gastos con cantidades excesivas y falsificadas. Es difícil ignorar este tipo de fraude, ya que nunca es un error. Se hace a propósito y con la intención de engañar.

4. Varias reclamaciones. Un servicio o producto que se compró y se envió para su aprobación en enero se vuelve a enviar en marzo y tal vez de nuevo en agosto con la esperanza de que los aprobadores no se den cuenta. Incluso la reclamación se podría enviar a distintos aprobadores de la compañía. Un reporte de la consultora Oversight Systems descubrió que, de los viajeros de negocios encuestados que tienen que legalizar gastos, el 10% tenía por lo menos un gasto duplicado. Si no conocen el historial de gastos, estos aprobadores no saben que ya se envió ese gasto y es posible que otra persona ya lo haya aprobado.

En algunos de los ejemplos anteriores, los fraudes se dan de manera intencional, accidental o resulta de una confusión por no establecer políticas de cumplimiento en las organizaciones. Por lo tanto, los líderes financieros tienen esta presión continua de generar ahorros; poder controlar ese tipo de fraudes es clave para lograrlo.